Convercus
Datenschutz für Bewerber
Information über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Bewerbungsverfahren
Wir freuen uns, dass Sie sich bei Convercus beworben haben. Transparenz und ein vertrauensvoller Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten sind eine wichtige Grundlage für eine gute Zusammenarbeit. Daher informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre Daten verarbeiten und wie Sie Ihre Rechte wahrnehmen können, die Ihnen nach der Datenschutz-Grundverordnung zustehen. Mit den nachstehenden Informationen erhalten Sie einen Überblick über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Durchführung des Bewerbungsverfahrens.
1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
Verantwortlicher ist:
Convercus GmbH
Balanstraße 73
Haus 08
81541 München
Telefon: +4989954586500,
E-Mail: datenschutz@convercus.com
Convercus GmbH
Balanstraße 73
Haus 08
81541 München
Telefon: +4989954586500,
E-Mail: datenschutz@convercus.com
2. Wie erreichen Sie den Datenschutzbeauftragten?
Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter:
intersoft consulting services AG
Beim Strohhause 17
20097 Hamburg
datenschutz@convercus.com
intersoft consulting services AG
Beim Strohhause 17
20097 Hamburg
datenschutz@convercus.com
3. Welche Ihrer personenbezogenen Daten werden von uns genutzt?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, soweit diese zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich sind. Dazu zählen folgende Datenkategorien:
Standardangaben
- Bewerberstammdaten (Vorname, Name, Anschrift, Stellenposition)
- Qualifikationsdaten (Anschreiben, Lebenslauf, bisherige Tätigkeiten, fachliche Qualifikation)
- (Arbeits-)Zeugnisse und Zertifikate (Leistungsdaten, Beurteilungsdaten etc.)
- Login-Daten (E-Mail, Passwort)
KI-gestützte strukturierte Bewerbungsangaben
- aus Lebenslauf und gegebenenfalls Anschreiben herausgearbeitete, vorab festgelegte berufsbezogene Angaben, etwa Ausbildung, Berufserfahrung, Qualifikationen oder das Vorliegen ausdrücklich definierter fachlicher Anforderungen, sowie die hierzu erzeugten strukturierten Ergebnisse.
Besondere Angaben, die aufgrund der zu besetzenden Position erforderlich sein können
- Polizeiliches Führungszeugnis
Sonstige Angaben
- Öffentlich zugänglich gemachte, berufsbezogene Daten, wie beispielsweise ein Profil bei beruflichen Social-Media-Netzwerken
- Freiwillige Angaben, wie z.B. ein Bewerbungsfoto, Angaben zur Schwerbehinderteneigenschaft oder sonstige Informationen, die Sie uns in Ihrer Bewerbung freiwillig mitteilen.
Gesprächsdaten bei optionaler Transkription: Sofern Sie zuvor eingewilligt haben, erstellen wir bei Bewerbungsgesprächen über Microsoft Teams ein automatisiertes Textprotokoll. Dieses enthält Ihre im Gespräch gemachten Angaben, insbesondere zu Ihrem beruflichen Werdegang, Ihren Qualifikationen, Ihren Erfahrungen und Ihrer Eignung für die ausgeschriebene Stelle, sowie gegebenenfalls weitere von Ihnen mitgeteilte Informationen. Das Transkript kann außerdem Ihren Namen, die Zuordnung Ihrer Gesprächsbeiträge und die zugehörigen Zeitangaben enthalten. Eine Audio- oder Videoaufzeichnung des Gesprächs wird nicht gespeichert.
4. Aus welchen Quellen stammen die Daten?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhalten.
und
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die aus öffentlichen Quellen, d.h. berufsbezogenen sozialen Netzwerken stammen.
und
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die aus öffentlichen Quellen, d.h. berufsbezogenen sozialen Netzwerken stammen.
5. Für welche Zwecke verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten insbesondere unter Beachtung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze.
5.1 Datenverarbeitung für Zwecke des Bewerbungsverhältnisses (Art.6 Abs.1 lit. b DSGVO)
Personenbezogene Daten von Bewerbern dürfen für Zwecke des Bewerbungsverfahrens verarbeitet werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit uns erforderlich ist.
Die Erforderlichkeit und der Umfang der Datenerhebung beurteilen sich u.a. nach der zu besetzenden Position. Wenn Ihre angestrebte Position mit der Wahrnehmung besonders vertraulicher Aufgaben, einer verstärkten personellen und/oder finanziellen Verantwortung verbunden ist, können umfangreichere Datenerhebungen erforderlich sein. Um den Datenschutz zu wahren, erfolgen solche Datenverarbeitungen erst nach Abschluss der Bewerberauswahl und unmittelbar vor Ihrer Einstellung.
Unterstützende strukturierte Auswertung von BewerbungsunterlagenSoweit dies im jeweiligen Bewerbungsverfahren eingesetzt wird, nutzen wir einen KI-gestützten Dienst, um vorab festgelegte, berufsbezogene Angaben aus Ihrem Lebenslauf und gegebenenfalls Ihrem Anschreiben strukturiert herauszuarbeiten. Dies dient der Prüfung Ihrer Qualifikationen und der Vorbereitung des Auswahlverfahrens. Das System erstellt keine eigenständige Einstellungsentscheidung. Die Ausgaben werden von den zuständigen Mitarbeitenden geprüft und nicht ungeprüft übernommen.
Die Erforderlichkeit und der Umfang der Datenerhebung beurteilen sich u.a. nach der zu besetzenden Position. Wenn Ihre angestrebte Position mit der Wahrnehmung besonders vertraulicher Aufgaben, einer verstärkten personellen und/oder finanziellen Verantwortung verbunden ist, können umfangreichere Datenerhebungen erforderlich sein. Um den Datenschutz zu wahren, erfolgen solche Datenverarbeitungen erst nach Abschluss der Bewerberauswahl und unmittelbar vor Ihrer Einstellung.
Unterstützende strukturierte Auswertung von BewerbungsunterlagenSoweit dies im jeweiligen Bewerbungsverfahren eingesetzt wird, nutzen wir einen KI-gestützten Dienst, um vorab festgelegte, berufsbezogene Angaben aus Ihrem Lebenslauf und gegebenenfalls Ihrem Anschreiben strukturiert herauszuarbeiten. Dies dient der Prüfung Ihrer Qualifikationen und der Vorbereitung des Auswahlverfahrens. Das System erstellt keine eigenständige Einstellungsentscheidung. Die Ausgaben werden von den zuständigen Mitarbeitenden geprüft und nicht ungeprüft übernommen.
5.2 Datenverarbeitung aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs.1 lit. a DSGVO, § 26 Abs. 2 BDSG)
Wenn Sie gegenüber uns die freiwillige Einwilligung in die Erhebung, Verarbeitung oder Übermittlung von bestimmten personenbezogenen Daten erklärt haben, dann bildet diese Einwilligung die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten.
In den folgenden Fällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung:
In den folgenden Fällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung:
- Aufnahme in den Talentpool, d.h. wir speichern die Bewerbungsunterlagen über das aktuelle Bewerbungsverfahren hinaus zur Berücksichtigung in späteren Bewerbungsverfahren
- Optionale Transkription von Bewerbungsgesprächen: Mit Ihrer vorherigen Einwilligung erstellen wir bei Bewerbungsgesprächen über Microsoft Teams ein automatisiertes Textprotokoll. Dieses dient dazu, Ihre Antworten auf die für die ausgeschriebene Stelle maßgeblichen Anforderungen im Nachgang nachvollziehen und durch die zuständigen Personen bewerten zu können. Eine automatisierte Bewertung oder Auswahlentscheidung erfolgt nicht.
Die Einwilligung ist freiwillig. Wenn Sie nicht einwilligen, findet das Bewerbungsgespräch ohne Transkription statt; die relevanten Inhalte werden durch manuelle Notizen dokumentiert. Aus der Ablehnung oder dem Widerruf entstehen Ihnen keine Nachteile im Bewerbungsverfahren.
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die in diesen Datenschutzhinweisen angegebenen Kontaktdaten widerrufen. Während des Gesprächs können Sie den Widerruf auch unmittelbar gegenüber der interviewenden Person erklären. Die Transkription wird dann beendet und das Gespräch ohne Transkription fortgesetzt. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
5.3 Aufgrund des berechtigten Interesses der verantwortlichen Stelle (Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO)
In bestimmten Fällen verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung eines berechtigten Interesses von uns oder Dritten.
- Zur Verteidigung von Rechtsansprüchen bei einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Im Falle eines Rechtsstreits haben wir ein berechtigtes Interesse daran, die Daten zu Beweiszwecken zu verarbeiten.
6. An wen werden Ihre Daten weitergegeben?
Ihre Daten werden hauptsächlich durch die Geschäftsführung, die bei uns die Personalaufgaben wahrnimmt und den Fachbereichsleiter, der Ihre Position besetzt, verarbeitet. Teilweise sind jedoch auch andere interne und externe Stellen an der Verarbeitung Ihrer Daten beteiligt.
Interne Stellen
- Geschäftsführung
- Fachbereichsleiter der zu besetzenden Position
- Weitere an der Auswahlentscheidung beteiligte Führungskräfte (z. B. für eine Zweitmeinung), soweit dies für die Beurteilung Ihrer Bewerbung erforderlich ist
Externe Dienstleister
- Bewerbungsmanagementsystem von Join (Anbieter: Join Solutions AG, Eichenstrasse 2, 8808 Pfäffikon SZ, Schweiz)
- Anbieter von E-Mail-, Kommunikations- und Kollaborationsdiensten (Microsoft 365, inkl. Microsoft Teams für Vorstellungsgespräche und Transkription, sofern von Ihnen erlaubt, Anbieter Microsoft Deutschland GmbH, Walter-Gropius-Strasse 5, 80807 München)
- Anbieter eines KI-Dienstes zur strukturierten Verarbeitung vorab festgelegter berufsbezogener Angaben aus Bewerbungsunterlagen. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung. Die von uns eingegebenen Bewerbungsdaten werden nicht zum Training allgemeiner Modelle verwendet (Anbieter: Anthropic Ireland, Limited)
Sollten Sie weitere Fragen zu den einzelnen Empfängern haben, kontaktieren Sie uns unter: datenschutz@convercus.com.
7. Werden Ihre Daten an Länder außerhalb der Europäischen Union (sog. Drittländer) übermittelt?
Länder außerhalb der Europäischen Union (und des Europäischen Wirtschaftsraums „EWR“) handhaben den Schutz von personenbezogenen Daten anders als Länder innerhalb der Europäischen Union. Einige unserer Dienstleister haben ihren Sitz in solchen Ländern (Drittländern) oder greifen von dort aus auf Daten zu.
Schweiz (Join Solutions AG, Bewerbungsmanagementsystem): Für die Schweiz hat die EU-Kommission festgestellt, dass ein angemessenes Datenschutzniveau besteht (Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO). Eine Übermittlung ist daher ohne zusätzliche Garantien zulässig.
USA und weitere Drittländer (Anthropic, KI-Dienst zur Zusammenfassung von Texten aus Bewerbungsunterlagen): Vertragspartner ist die Anthropic Ireland, Limited (Irland). Anthropic setzt Unterauftragsverarbeiter ein und verarbeitet bzw. speichert Daten nach eigenen Angaben auch in den USA; zudem kann eine Verarbeitung in weiteren Regionen (u. a. Europa, Asien, Australien) erfolgen. Soweit Daten in Drittländer übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln, Art. 45 bzw. Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Ihre Daten werden von Anthropic nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
Wenn Sie Einsicht in die bestehenden Garantien nehmen wollen, können Sie uns unter datenschutz@convercus.com kontaktieren.
Schweiz (Join Solutions AG, Bewerbungsmanagementsystem): Für die Schweiz hat die EU-Kommission festgestellt, dass ein angemessenes Datenschutzniveau besteht (Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO). Eine Übermittlung ist daher ohne zusätzliche Garantien zulässig.
USA und weitere Drittländer (Anthropic, KI-Dienst zur Zusammenfassung von Texten aus Bewerbungsunterlagen): Vertragspartner ist die Anthropic Ireland, Limited (Irland). Anthropic setzt Unterauftragsverarbeiter ein und verarbeitet bzw. speichert Daten nach eigenen Angaben auch in den USA; zudem kann eine Verarbeitung in weiteren Regionen (u. a. Europa, Asien, Australien) erfolgen. Soweit Daten in Drittländer übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln, Art. 45 bzw. Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Ihre Daten werden von Anthropic nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
Wenn Sie Einsicht in die bestehenden Garantien nehmen wollen, können Sie uns unter datenschutz@convercus.com kontaktieren.
8. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange wie dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Soweit ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns nicht zustande kommt, können wir darüber hinaus noch Daten weiter speichern, soweit dies zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche erforderlich ist. Regelmäßig werden Ihre Daten innerhalb von 6 Monaten nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens gelöscht.
Soweit ein Beschäftigungsverhältnis nicht zustande kommt, Sie uns aber für die weitere Speicherung Ihrer Daten Ihr Einverständnis erteilt haben, speichern wir Ihre Daten bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung, höchstens jedoch für drei weitere Jahre. Bei konkretem Anlass können wir Ihre Daten auch zum Zwecke der Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche für einen längeren Zeitraum speichern.
Soweit ein Beschäftigungsverhältnis nicht zustande kommt, Sie uns aber für die weitere Speicherung Ihrer Daten Ihr Einverständnis erteilt haben, speichern wir Ihre Daten bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung, höchstens jedoch für drei weitere Jahre. Bei konkretem Anlass können wir Ihre Daten auch zum Zwecke der Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche für einen längeren Zeitraum speichern.
9. Welche Rechte stehen Ihnen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer Daten zu?
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Art. 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG.
9.1 Widerspruchsrecht
Welches Recht haben Sie im Falle einer Datenverarbeitung aufgrund Ihres berechtigten oder öffentlichen Interesses?
Sie haben gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) oder aufgrund Art. 6 Abs. 1 f DSGVO (Datenverarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses) erfolgt, Widerspruch einzulegen, dies gilt auch für ein auf diese Vorschrift gestütztes Profiling.
Im Falle Ihres Widerspruchs verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Sie haben gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) oder aufgrund Art. 6 Abs. 1 f DSGVO (Datenverarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses) erfolgt, Widerspruch einzulegen, dies gilt auch für ein auf diese Vorschrift gestütztes Profiling.
Im Falle Ihres Widerspruchs verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
9.2 Widerruf der Einwilligung
Ihre Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf nur für die Zukunft wirkt.
9.3 Auskunftsrecht
Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogene Daten über Sie gespeichert haben. Wenn Sie es wünschen, teilen wir Ihnen mit, um welche Daten es sich handelt, für welche Zwecke die Daten verarbeitet werden, wem diese Daten offengelegt werden, wie lange die Daten gespeichert werden und welche weiteren Rechte Ihnen in Bezug auf diese Daten zustehen.
9.4 Weitere Rechte
Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Berichtigung falscher Daten oder auf Löschung Ihrer Daten. Wenn kein Grund für die weitere Speicherung besteht, werden wir Ihre Daten löschen, ansonsten die Verarbeitung einschränken. Sie können auch verlangen, dass wir alle personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung stellen.
Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG).
Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG).
9.5 Wahrnehmung Ihrer Rechte
Um Ihre Rechte wahrzunehmen, können Sie sich an die Verantwortliche oder an den Datenschutzbeauftragten unter den angegebenen Kontaktdaten wenden datenschutz@convercus.com. Wir werden Ihre Anfragen umgehend sowie gemäß den gesetzlichen Vorgaben bearbeiten und Ihnen mitteilen, welche Maßnahmen wir ergriffen haben.
10. Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten?
Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, noch sind Sie verpflichtet, die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Allerdings ist die Bereitstellung personenbezogener Daten für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich. Das heißt, soweit Sie uns keine personenbezogenen Daten bei einer Bewerbung bereitstellen, werden wir das Bewerbungsverfahren nicht durchführen können.
11. Findet eine automatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) statt?
Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung über Ihre Bewerbung findet nicht statt. Die KI-Unterstützung dient nur der Zusammenfassung des Anschreibens und des Lebenslaufs, die Entscheidung treffen Menschen.
12. Änderungen dieser Informationen
Sollte sich der Zweck oder die Art und Weise der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wesentlich ändern, so werden wir diese Informationen rechtzeitig aktualisieren und Sie rechtzeitig über die Änderungen informieren.
